Den forskning, der vil hjælpe dig med ikke at sutte til digital kommunikation

Bør dette møde have været en e -mail? Er det nogensinde ok at sende en stemmesnot? Andrew Brodsky har studeret kommunikationsvanerne på 100.000 mennesker og har svarene

Få ting i livet er lige så fyldige som, hvordan vi kommunikerer, uanset om det ængsteligt vælger de rigtige ord til at skrive i et Valentinsdagskort eller irritere over, hvordan man stiller din chef et akavet spørgsmål. Og det er før du endda kommer ind i den grumsete verden af ​​digital kommunikation og de nyfundne farer for, gys, “hybridmøder”.

Andrew Brodsky kender disse udfordringer bedre end de fleste. Baseret på University of Texas i Austin er han specialist inden for arbejdspladssteknologi og kommunikation. Hans egne omstændigheder betød udveksling af ansigt til ansigt var ikke altid muligt i hans teenagere, og dette førte til, at han studerede virtuelle interaktioner. Da Covid-19-pandemien kom med, og vi blev alle tvunget til platforme som Zoom og Teams, blev hans indsigt uvurderlig.

Brodsky har nu studeret den virtuelle kommunikation af mere end 100.000 mennesker, og hans fund har ført til en bog, Ping: Hemmelighederne ved vellykket virtuel kommunikation. Ved at udnytte sin forskning og indsigt fra andre på området låser Brodsky de hemmeligheder, der kan hjælpe os med at få succes i vores personlige liv og karrierer – samt give nogle tip om åbenlyse faldgruber. Bør dette møde have været en e -mail? Hvor tæt skal du være på nogen, før du sender dem en stemmesnot? Brodsky har svarene.

Chris Stokel-Walker: At kommunikere digitalt er noget, vi alle skal gøre, men hvad var det, der fik dig til at se på dette så tæt?

Andrew Brodsky: En af de ting, der var meget virkningsfulde i mit liv, er, at jeg er en kræft- og knoglemarvstransplantationsoverlevende. Da jeg oprindeligt var i behandling, tilbragte jeg en god del af tiden at skulle interagere med mennesker næsten på grund af min immunmangel, og det fik mig til at tænke: “Hvordan kan vi gøre dette bedre?”

Vi er nu alle virtuelle kommunikatorer. På kontoret plejede det at være, at den eneste måde, du kunne tale med nogen eller stille et spørgsmål, var at gå over til deres aflukke eller skrivebord. I dag, selvom nogen kun er 2 meter væk, sender vi dem en øjeblikkelig besked eller e -mail for ikke at afbryde dem. Hvordan disse teknologier påvirker kommunikationen, og hvordan vi kan gøre det bedre føltes som et virkelig vigtigt spørgsmål, der gik tabt i samtalen om fjernarbejde.

Hvorfor er det vigtigt, at vi gør denne form for kommunikation godt?

Kommunikation er kernen i stort set ethvert resultat i vores arbejdsliv såvel som vores personlige liv. På arbejdet er din kommunikation afgørende for at vise, at du er engageret i organisationen, og det er vigtigt for at opbygge relationer. Et punkt, der ofte er gået glip af, er, at der i langt de fleste job ikke er noget virkelig objektivt mål for ydeevne. Så meget af den måde, hvorpå ledere evaluerer præstationer, er baseret på deres opfattelse – og filteret mellem dit faktiske arbejde og deres opfattelse er, hvordan du kommunikerer.

Det føles som om jeg personligt bombarderes med alle slags meddelelser, fra appalarmer til telefonopkald og tekster. Er vores kommunikation blevet bedre eller værre over tid?

Der har været en enorm fordel ved at bruge digitale kanaler. Vi kan nu kommunikere meget lettere og rigt med mennesker overalt i verden, mennesker, som vi måske ikke har interageret med tidligere. Men fremkomsten af ​​kommunikationsteknologi har kun fundet sted i den seneste menneskelige historie. Vi finder alle ud af, hvordan man gør dette på den rigtige måde, så mange ting ender med at gå dårligt.

Hvordan studerer du digital kommunikation på en videnskabelig måde?

Det er meget tværfagligt. Der er studier inden for psykologi, forretning, kommunikation, informationsvidenskab og andre områder. Som et resultat er der en række forskellige metoder. Der er enkle laboratorieundersøgelser, hvor du udfører eksperimenter, der sammenligner mennesker, der kommunikerer gennem instant messaging versus ansigt til ansigt. Der er også feltundersøgelser af mennesker, der kommunikerer i virkelige kontekster. Andre forskere tager en mere kvalitativ tilgang og gennemfører interviews for at forstå præferencer. I bogen samler jeg min egen forskning og over 100 andre undersøgelser. Mit eget arbejde spænder fra at se på forældre-lærer-interaktioner på en international skole i Vietnam til en analyse af 48 millioner videomøder.

Du har studeret en frygtelig masse folks kommunikationsvaner gennem disse forskellige metoder. Er der lektioner, der skal læres på et generelt niveau?

En af de største er, at vi har en tendens til at være meget tankeløse, når det kommer til at vælge en kommunikationsmåde. Ofte har folk ugentlige timelange møder, når en enkelt e-mail kunne have nået det samme mål om at videresende de nødvendige oplysninger. Eller i forbindelse med en samtale, der startede via e-mail, er det usandsynligt, at folk vil flytte det ud af e-mail, selv i situationer, hvor et hurtigt 5-minutters afklaringstelefonopkald kunne have gemt dage med frem og tilbage på grund af en misforståelse.

Så hvordan vælger vi den rigtige form for kommunikation til en opgave?

Der er en masse videnskab, der hjælper os med at forstå dette, herunder nogle, der foregiver den brede vedtagelse af de teknologier, vi bruger i dag. En nøgleide, der er kommet frem fra disse undersøgelser, er kendt som opgaveteknologi. Med andre ord, du vil først finde ud af, hvad dit mål er for interaktionen. Er det at være produktivt, hvad der betyder mest? Handler det om at opbygge et stærkere forhold? Handler det om at prøve at komme med innovative ideer? Er det, at du vil sikre dig, at alle føler sig inkluderet? Jeg ville meget gerne sige, at der er en tilstand, der er bedst. Men det er ikke så enkelt.

For eksempel, hvis du møder en ny, og du vil vise, at du er engageret i en samtale, er det nyttigt at have dit kamera på under videoopkald. Alternativt, hvis du har et eksisterende team, er indtryk allerede bygget, og dit mål er at fokusere og vedligeholde din energi, så det kan være mere fordelagtigt at have videokameraer på grund af zoom træthed. Dette sidste punkt er noget Kristin Shockley på University of Georgia og hendes kolleger udforskede i en undersøgelse fra 2021. De fandt, at denne videokonferencer træthed endda kan spildes over for at undergrave den enkeltes præstation i møder, der sker dagen efter.

Når vi interagerer personligt, og nogen står foran dig, er du akut opmærksom på personen, og du er meget fokuseret på, hvordan de skal reagere. På den anden side, når du interagerer næsten, stirrer du ofte bare på tekst på en computerskærm. Selv under et videoopkald stirrer du på en lille firkant. Som sådan er det let at blive alt for selvfokuseret, da Talia Ariss ved University of Illinois Urbana-Champaign og hendes kolleger findes i de tidlige dage af Covid-19. De gennemførte en undersøgelse, der viste, at den andel af tiden, du bruger på at stirre på dig selv under et videoopkald, er forbundet med en mere negativ stemning efter interaktionen.

Du nævnte, at chefer evaluerer os baseret på vores kommunikation. Kunne folk anvende din indsigt for at kommunikere bedre med deres chef?

Hvis du anmoder om zoommøder med din chef to gange om dagen, er der en god chance for, at du virkelig vil genere dem. Forskningsshows generelt kortere videomøder er mere effektive til at opbygge relationer. Hvis du er fjerntliggende, er det bedre at have korte video touch-point bedre end at have et meget langt, mindre hyppigt møde.

Hvis du kommunikerer med nogen, der bruger emojier, skal du også bruge dem. Det kan få dem til at stole på dig mere

Instant-messaging-værktøjer som Slack kan også være nyttige til engangsspørgsmål. En chef vil tro, at nogen, der sender en kort note, der opsummerer deres arbejde for den dag, hver dag, er mere produktiv end nogen, der venter til fredag ​​med at sammenfatte. Men igen skal du være forsigtig med ikke at gå over bord.

Har alle disse nye kommunikationsmidler faktisk hæmmet vores evne til at komme i kontakt med kolleger?

Der er blandet forskning på dette. En undersøgelse fra 2001 fandt “computermedieret kommunikation” gav folk frihed til selv-afsløret mere, men så var en metaanalyse i 2016, der sammenlignede ansigt til ansigt og teknisk-medieret afsløring, ansigt til ansigt bedre-selvom det kun gælder for undersøgelser, ikke eksperimenter.

Med nogle af de mindst rige kommunikationsmetoder føler du dig mere komfortabel med at afsløre meget mere personlige ting om dig selv, end du ville ansigt til ansigt, fordi det næsten føles lidt mere anonymt. I disse tilfælde kan du opbygge stærkere forhold. Når du ved, hvordan man gør disse kommunikationstilstande mere personlige, og hvordan man tilføjer de manglende dele af interaktionen, kan de ofte være lige så effektive-i nogle tilfælde mere-end personlige kommunikation.

Faktisk overses lyd ofte som en god kommunikationsmulighed. Folk er ofte standard for enten den rigeste kommunikationsformular, der er tilgængelig, som video eller den mindst rige, som e -mail. Audio ignoreres ofte, men forskning viser, at der kan være mange fordele ved det. Sammenlignet med e -mail kommer telefonen på tværs som mere autentisk med hensyn til din følelse.

En ting, der for nylig har ændret sig på arbejdet, er stigningen af ​​AI -assistenter. Hjælper eller hindrer det vores kommunikation?

Der er to forskellige dele til dette. Den ene er risikoen for at bruge kunstig intelligens interpersonligt. Lad os sige, at du skriver dine beskeder ved hjælp af AI. Der er en risiko for, at den anden person vil indse, at du bruger den. Hvis de tror, ​​at du måske har gjort det en gang, begynder de at stille spørgsmålstegn ved enhver besked, du sendte dem i fortiden.

Den anden risiko er kognitiv offloading. En gennemgang af forskning om dette emne af Evan Risko, en psykolog ved University of Waterloo i Ontario, Canada, viser, at når vi har teknologi, gør ting for os – som at skrive vores kommunikation eller løse vores problemer – absorberer vi ikke oplysninger fra denne situation. Vi har en tendens til ikke at lære noget af det.

Det er ikke at sige, at AI ikke har sine fordele. Det kan være virkelig nyttigt til brainstorming, redigering, til lav-indtag, gentagne samtaler. Men tag et zoommøde: Hvis du ved, at en AI lytter ind og opsummerer det, er du fuldt ud til stede i kommunikationen?

Jeg blev forfærdet over at lære i bogen, at vi sender utilsigtede signaler i vores e -mails …

Masser af oplysninger videresendes, og meget af det er vi ikke engang klar over. Min forskning med Hayley Blunden ved American University i Washington DC viser, at folk kan fortolke følelser fra noget så simpelt som skrivefejl, fordi skrivefejl får dine følelser til at virke mere intense. Du virker vredere eller gladere. Der er masser af andre signaler, fra tegnsætning til tidspunktet på dagen, hvor meddelelsen blev sendt.

Emojier er også interessante. Der er ingen universel regel om, hvordan man bedst kan bruge emojier, men de bliver af interesse for forskning relateret til sproglig efterligning. Ideen her er, at du skal bruge lignende signaler som andre mennesker, så hvis de bruger udråbstegn, skal du bruge udråbstegn. Hvis de bruger emojier, skal du også bruge emojier. Den opfattede lighed i, hvordan du kommunikerer, kan hjælpe med at få andre mennesker til at stole mere på dig.

Alt dette har fået mig til at tænke på stemmesedler. Det ville være sjældent for mig at sende en stemmeseddel til en arbejdskollega, men måske skulle jeg?

En del af grunden til, at folk kan finde stemmesedler irriterende, er, at det kan være langsommere at behandle end tekstbaseret kommunikation. Det er rigere med hensyn til interaktioner, som kan være nyttige til at opbygge relationer fra et produktivitetsmæssigt synspunkt, men det kan være mere frustrerende for den modtagende ende.

Så spørg igen dig selv: Hvad er formålet med interaktionen? Handler det om at vise følelser eller noget mere funktionelt? Hvis du lykønsker en kollega med en forfremmelse, kan en stemmeseddel være en rigtig god idé.